Fungsi PENGAWASAN dalam Manajemen (Controlling) dan Jenisnya

Fungsi pengawasan dalam manajemen adalah proses memastikan bahwa semua yang dijalankan telah sesuai dengan acuan yang sudah direncanakan. Fungsi manajemen pengawasan juga disebut dengan fungsi pengendalian atau controlling.

Fungsi ini menjadi kesatuan sebagai fungsi manajemen. selain fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian dan fungsi pengarahan.

Pengawasan dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah. Tapi kadang justru menjadi masalah. Masalah seperti apa? dan apa saja jenis jenis fungsi pengawasan yang diperlukan manajemen? Mari lanjut memaca.

Mengapa Fungsi Pengawasan Diperlukan Manajemen?

Untuk menghindari masalah. Dan juga penyimpangan.

Anda pernah ujian dikelas? UTS atau UAS? Didepan guru atau dosen.

"saya beri waktu 1 jam. Dilarang menyontek. jika ketahuan akan dikeluarkan. Tidak boleh ikut ujian"

Ini kata mereka ketika memulai ujian. Dan mereka pun berdiri atau duduk didepan kelas: mengawasi. Mengamati: apa ada yang berbuat curang. Mencontek atau "ngrepek" catatan kecil.

Hasilnya: tetap ada yang berbuat curang. Atau berusaha berbuat curang. Mencontek. Termasuk mungkin anda. Iya anda. Ayolah.... ngaku saja. Jangan tertawa.

Bayangkan, mencontek dalam kondisi: ada yang jaga. Ada gurunya. Atau dosennya. Bagaimana jika tidak dijaga? tidak diawasi? ditinggal pergi dosen ketoilet?

Lihatlah, itu hanya urusan kecil: nilai ujian.

Bagaimana dengan perusahaan? Urusannya adalah uang. Jutaan. Milyaran. Bahkan Triliunan. Masalah penting: urusan perut. Dan isinya.

Diawasi saja ada yang berusaha curang. Apalagi tidak. Itulah mengapa fungsi pengawasan dalam manajemen sangat diperlukan: meminimalisir penyimpangan yang merugikan.

Bagaimana Pengawasan Dijalankan?

Berdasarkan peraturan perusahaan. Juga peraturan perundang undangan. Dan berdasarkan acuan yang telah direncanakan sebelumnya.

Ini yang harus ada dalam proses pengawasan

1. Ada objek yang diawasi
2. Ada aturan sebagai landasan dilakukan pengawasan
3. Pihak atau personil pengawas
4. Tindakan pengamatan

Siapa yang akan diawasi? Dan yang mengawasi?

Semua yang ada didalam perusahaan. Tanpa terkecuali. 

Kuli, pegawai, atasan, atasannya atasan, bahkan atasan yang paling atas (manajemen puncak) ikut diawasi.

sumber gambar pngtree

Yang mengawasi adalah atasannya masing masing. Dalam tingkatan manajemen: setiap pihak ada levelnya sendiri-sendiri. Kuli atau karyawan terendah diawasi oleh mandor. mandor diawasi oleh quality controller. Quality controller diawasi oleh atasannya. Atasannya diawasi oleh atasannya. Atasan atasannya diawasi oleh atasan atasan atasanya. Begitu terus. Hingga atasan paling atas. Hingga lelah mendongak.

Siapa yang mengawasi manajemen yang paling atas? Pemilik perusahaannya. Bisa dari eksternal. Atau komisarisnya.

Jenis Jenis Pengawasan

Umumnya, ada 3 jenis pengawasan yang sering diaplikasikan. Oleh perusahaan. Untuk mengontrol kegiatannya.

1. Preventif dan Represif
2. Aktif dan Pasif
3. Internal dan Eksternal

1. Preventif dan Represif

Pengawasan ini berbicara: waktu pelaksanaan pengawasan. Kapan pengawasan akan dilakukan? Sebelum atau sesudah dilaksanakan kegiatan? mana yang lebih baik?

# Pengawasan Preventif

"Sedia payung sebelum hujan". Atau "Mencegah lebih baik daripada mengobati"

Dua istilah umum. Yang sering anda dengar. Itulah gambaran pengawasan preventif: pencegahan. 

Apa yang dicegah? 

Mencegah kecurangan. Mencegah kerugian. Mencegah kerusakan. Mencegah kelalaian. Mencegah sesuatu yang buruk terjadi. Mencegah sesuatu yang tidak diinginkan terjadi. Sebelum kegiatan tersebut dilakukan.

Potensi penyimpangan bisa dicegah. Sedini mungkin.

Contoh dalam manajemen? Banyak.

Contoh kecil saja: asuransi. Manajemen biasanya mengasuransikan aset yang berharga. Gedung, kendaraan, dan aset penting yang lain. Bahkan aset tidak penting juga diasuransikan.

Tujuannya untuk berjaga jaga. Takut terjadi sesuatu yang buruk. Menimpa aset perusahaan. Jika misal ada musibah, perusahaan tidak akan menanggung kerugian. Bisa di klaim ke perusahaan asuransi. Aman. Aset bisa cepat kembali. Perusahaan bisa beroperasi lagi.

Itu contoh tindakan pengawasan preventif. Dilakukan dahulu. Bayar premi asuransi dulu. 

Masih banyak contoh lain lagi. Misalnya, dalam menangani penjualan barang dagang secara kredit. Artinya: perusahaan akan punya piutang. Dan piutang rawan tidak tertagih. Ujung ujungnya: rugi.

Jika biasanya hanya diberikan nota penjualan. Sebagai bukti penagihan kepada customer. Maka perusahaan bisa menerbitkan wesel. Ketika transaksi jual beli kredit tersebut. Wesel lebih kuat. Ada hitam diatas putih. Bentuknya perjanjian resmi. Termasuk jatuh temponya.

Penerbitan wesel ini adalah tindakan preventif. Pengawasan piutang yang lebih aman. Dilakukan sejak awal. Bukan ketika pelanggan sudah tidak kuat bayar.

# Pengawasan Represif

Pengawasan represif kebalikan dari pengawasan preventif. Pengawasan dilakukan saat segala sesuatu sudah terjadi. Sudah selesai. Bukan di awal. Atau sebelum kegiatan dilakukan.

Lhooo.. kalau sudah terjadi, apanya yang mau diawasi?

Fungsi pengawasan represif ini bersifat evaluasi. Gunanya: mencegah penyimpangan yang bisa terjadi di tahun depan. Juga mengevaluasi strategi yang sudah dijalankan: dipertahankan apa tidak.

Dan jangan lupa. Ada banyak kondisi yang tidak bisa di antisipasi sebelumnya. Sebelum sesuatu terjadi. Ada banyak hal yang baru bisa diketahui setelah sesuatu terjadi. Sesuatu yang tidak terpikirkan. Termasuk adanya perubahan. Dari luar atau dalam.

Contohnya?

Laporan keuangan. Ada banyak jenis laporan keuangan. Misalnya: laporan laba rugi perusahaan. Laba rugi perusahaan akan diketahui setelah perusahaan beroperasi. Setelah perusahaan melakukan penjualan. Periode berakhir. Akhir tahun. 

Tidak mungkin perusahaan mendapatkan laba: sebelum melakukan apa apa.

Diawal tahun, pasti ada rencana. Ada target dan tujuan. Termasuk target penjualan. Target penghematan biaya. Target laba rugi.

Berhasil tidaknya rencana tersebut: bisa diketahui setelah semua selesai dilakukan. Apakah sudah memenuhi target? sesuai rencana? atau ada perubahan perubahan? dan juga penyimpangan?

Baru hasilnya dievaluasi. Untuk perencanaan tahun depan.

• Baca juga: Fungsi Perencanaan dalalam Manajemen

2. Pengawasan Aktif dan Pasif

Pengawasan aktif dan pasif berkaitan dengan seberapa dekat pengawasan itu dilakukan. Dekat atau jauh. Langsung atau tidak langsung. Berada dilokasi atau tidak dilokasi. Dilihat langsung atau tidak.

# Pengawasan Aktif

Pengawasan aktif adalah pengawasan yang dilakukan ditempat kegiatan dilakukan. Disaksikan secara langsung. Dilokasi. Oleh yang mengawasi. Istilahnya: On the spot.

Enaknya, ketika terjadi sesuatu yang tidak sesuai: langsung ketahuan. Saat itu juga. Sekaligus bisa langsung di perbaiki. Agar sesuai dengan yang telah direncanakan.

Ada langkah langsung yang bisa diambil. Saat itu juga. Saat kesalahan terjadi.

Dan bukan hanya itu. Pengawasan aktif, secara psikologis. Akan mempengaruhi tingkah laku pelaksana. Atau pegawai. Yang melaksanakan pekerjaannya. Mereka cenderung berhati hati. Sebisa mungkin menghindari kesalahan. Karena merasa diawasi secara langsung. Oleh atasannya. Atau suruhan atasannya.

Contohnya: controller atau mandor disebuah proyek. Kuli dan tukang pasti akan hati hati. Dalam pekerjaannya. Mereka takut: "disemprit" mandornya. Bisa dimarahi. Bisa dipotong bayarannya. Karena mereka merasa diawasi. Secara langsung. Dilokasi. Saat itu juga. Dan dikontrol pekerjaannya. Juga kualitas garapannya.

Jika mereka melakukan kesalahan: langsung ditegur. Langsung disuruh memperbaiki. Saat itu juga. Tidak peduli alasan yang mereka kemukakan.

# Pengawasan Pasif

Pengawasan pasif kebalikan dari pengawasan aktif. Tidak diawasi secara langsung dilokasi: dari jauh.

Pengawasnya tidak ada ditempat. Ditempat yang lain. Diawasi dari jauh.

Bagaimana cara mengawasinya?

Melihat laporannya. Laporan hasil kerja bawahannya. Laporannya bisa macam macam. Ada laporan yang harus diberikan secara berkala. Ada laporan insidentil. Atau dadakan. Bisa lewat surat pengaduah.

Misalnya: laporan hasil penjualan bulanan. Laporan hasil produksi. Laporan progres kerja. Dan laporan laporan lain. Yang dibutuhkan.

3. Pengawasan Internal dan Eksternal

Laporan internal dan eksternal berkaitan dengan ini: pihak yang melakukan pengawasan. Atau siapa pengawasnya: orang dalam atau orang dari luar perusahaan.

# Pengawasan Internal

Pengawasan internal adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang dalam perusahaan. Orang dari internal perusahaan. Pegawai perusahaan alias teman sendiri.

Pengawasan internal bisa melakukan pengawasan secara langsung atau tidak langsung. Aktif atau pasif. Preventif atau represif.

Keunggulannya: sebagai orang dalam perusahaan. Pengawas tahu betul seluk beluk operasi perusahaan. Tahu lebih detail. Bisa dengan mudah mengawasi. Jika ada penyimpangan: gampang ketemu.

# Pengawasan Eksternal

Yang ini kebalikannya. Pengawasan dilakukan oleh pihak dari luar perusahaan. Lho kok bisa? kok boleh orang luar mengawasi perusahaan?

Perlukah?

Perusahaan sudah diawasi oleh pihak internal perusahaan. Apa masih harus diawasi oleh orang luar?

Siapa yang boleh mengawasi?

Pengawasan eksternal pada jaman sekarang: wajib. Jika perusahaan ingin maju. Pengendalian internal saja belum cukup.

Apa yang harus diawasi?

Kalau bisa: semuanya.

Bahkan pengawas dari luar perusahaan juga mengawasi pengawas internal. Banyak kasus: pengawas internal justru menjadi biang masalah itu sendiri. Yang justru melakukan penyimpangan.

Untuk mengawasi pengawas internal: butuh pengawas eksternal.

Manfaat lain: pengawas eksternal justru bisa independen. Lebih objektif dalam menilai sesuatu. Tidak punya kepentingan lain diperusahaan. Selain mengawasi.

Contohnya: pengendalian laporan keuangan: audit.

Misalnya; Auditor independen. Dari kantor akuntan publik. Yang memberikan jasa audit. Terhadap laporan keuangan perusahaan.

Mereka akan memeriksa laporan keuangan. Yang disusun oleh manajemen perusahaan. Laporan keuangan yang data datanya diperoleh dari internal perusahaan.

Apakah laporan tersebut sudah disusun dengan benar? Tidak menyalapi peraturan yang ada? Juga memeriksa bukti buktinya. Dan memeriksa hal lain yang berkaitan.

Pengawasan eksternal: memastikan sekaligus memberi jaminan: Tidak ada penyimpangan yang material. Yang bisa merugikan perusahaan. Baik jangka pendek atau jangka panjang.

**

Tambahan

# Pengawasan Kebenaran Formil dan Materiil

Pengawasan kebenaran formil adalah pengawasan terhadap segala sesuatu beraasarkan bukti yang tersedia. Bukti formal. Masalah administrasi. Tidak peduli bahwa yang dilakukan tersebut justru tidak diperlukan.

Maksudnya begini. Misalnya: perusahaan membeli sebuah kendaraan. Yang ternyata kendaraan tersebut tidak dibutuhkan. Atau manfaatnya sedikit. Tidak memiliki dampak yang signifikan terhadap operasi perusahaan.

Pengawasan kebenaran formil: memeriksa bukti pengadaan kendaraan tersebut: proses lelang, penunjukan langsung atau cara yang lain. Juga memeriksa surat suratnya: STNK, BPKB. Juga Nota pembeliannya, pajaknya. dan semua yang berhubungan dengan pembelian kendaraan tersebut.

Jika semuanya lengkap. Tidak ada kecurangan. Atau hal yang merugikan. Pengawasan: sukses.

* Berbeda dengan Pengawasan kebenaran Materiil.

Pengawasan ini tidak hanya mencari bukti pengadaan kendaraan tersebut. Hal ini yang diawasi: Apakah kegiatan tersebut sudah sesuai dengan prinsip ekonomi: pengeluaran yang digunakan. Dan biaya yang ditekan.

Tentang pembelian kendaraan tadi:

1. Apakah kendaraan dibutuhkan?
2. Seperti apa proses pengadaannya?
3. Apakah harga kendaraan terlalu mahal?
4. Apakah biayanya tidak bisa ditekan?

Pertanyaan itulah kira kira yang diperhatikan. Ketika melakukan pengawasan materiil. Mungkin secara administrasi, atau pengawasan formil: terpenuhi. Surat suratnya lengkap. Administrasinya mapan. Tapi belum tentu jika berbicara pengawasan kebenaran formil: efektif atau tidak efektif yang dilakukan.

Jenis pengawasan yang mana yang harus dijalankan?

Semuanya harus dijalankan. Di era modern ini. Tanpa terkecuali. Semua jenis pengawasan diatas sangat diperlukan. Pengawasan aktif dan pasif, internal dan eksternal, preventif dan represif, juga formil dan materiil.

Semakin banyak pengawasan: semakin kecil peluang penyimpangan. Penyimpangan kecil: tujuan manajemen mudah tercapai. Tapi juga harus diingat: jangan lebih besar pasak dari pada tiang. Biaya pengawasan jangan justru jadi beban.

Pengawasan memang butuh biaya. Uang, waktu dan tenaga. Jangan sampai pengawasan justru membuat biaya membengkak. Dan membatasi ruang gerak. Dan memagari kreatifitas. Fungsi pengawasan dilakukan untuk mengatasi masalah. Bukan untuk membuat masalah baru.