Penjelasan Fungsi Pengarahan (ACTUATING) Dalam manajemen

Definisi dan Konsep Pengarahan dalam Manajemen

Fungsi pengarahan (fungsi manajemen actuating) adalah fungsi pokok manajemen yang bisa dijalankan setelah fungsi perencanaan dan fungsi organisasi sudah terlaksana.

Pengertian fungsi pengarahan (directing) adalah kegiatan memberikan instruksi, perintah, petunjuk kepada orang lain. Untuk menjalankan apa yang telah direncanakan.

Siapa yang memberikan pengarahan ?

Dalam struktur manajemen, manajemen puncak akan memberikan pengarahan kepada manajemen pada tingkat dibawahnya. Manajemen ditingkat menengah akan memberikan pengarahan kepada manajemen ditingkat yang lebih bawah lagi.

Begitu seterusnya....

Sampai kepada orang yang mempunyai wewenang terakhir. Seperti mandor yang akan memberikan pengarahan terhadap para pekerja dilapangan.

Pengarahan juga sering disebut dengan fungsi actuating (menggerakkan) atau fungsi directing. Artinya: manajer diposisi tinggi menggerakkan pihak yang berada di posisi tepat dibawahnya.

Actuating adalah usaha. Atau ikhtiar manajemen. Dijalankan agar tujuan manajemen tercapai. Tindakannya menggunakan perencanaan sebagai pedomannya.

Agar pengarahan berjalan dengan baik, dibutuhkan kepemimpinan (leadership) yang baik. Jiwa kepemimpinan yang baik bisa mengarahkan orang dengan baik. Dengan jelas. Saling kerja sama dan yang penting: tidak terjadi pertentangan. Atau paling tidak: meminimalisir potensi pertentangan. Yang bisa berujung pada konflik. Inilah pentingnya fungsi actuating.

Bagaimana melakukan pengarahan yang baik?

Kuncinya: komunikasi.

Pemimpin harus punya kemampuan komunikasi yang baik. Jelas, mudah dimengerti. Pesan dan instruksi yang diberikan: harus sampai. Bisa diterima dengan baik. Supaya bisa dijalankan dengan baik juga.

Sebagus apapun perencanaannya, seganteng artispun manajernya, jika tidak punya kemampuan komunikasi yang baik: bahawan akan kesulitan menjalankan perintahnya. Mengeksekusi perencanaannya. Hasilnya tidak akan maksimal. Atau malah membuat masalah. Konflik. Ujung ujungnya: rugi.

Secara teori manajemen. Ada beberapa hal yang mesti dilakukan oleh pemimpin. Untuk mengarahkan anggota bawahannya.

1. Memberi orientasi tugas yang harus dijalankan    
2. Memberi petunjuk baik petunjuk umum dan petunjuk yang khusus
3. Mempengaruhi anggota bawahan
4. Memotivasi anggota yang menjalankan tugas.

Tujuan Fungsi Pengarahan 

"Hei kamu, kesini, kamu kerjakan ini. Susun yang benar, laporannya saya tunggu. Jangan lama lama". Ujar atasan kepada bawahan.

Percakapan tersebut adalah bagian kecil dari aktivitas pengarahan. Atasan menyuruh bawahan. Untuk melaksanakan tugasnya. Tapi, pengarahan tidak sesempit itu. Tidak hanya seperti itu. Tidak asal main suruh begitu. Bukan hanya bermanfaat menyuruh orang begitu.

Tapi ada banyak hal lain. Yang lebih mendasar: bagaimana pengarahan itu dijalankan dan apa saja manfaatnya. Yang bisa diperoleh. Ini beberapa tujuan fungsi pengarahan dalam manajemen:

#1. Memprakarsai Aksi (Initiatos Action)

Bawahan tidak akan memulai pekerjaan, jika tidak ada yang menyuruhnya. Tidak ada yang menuntunnya. Bawahan pasti takut salah. Takut tidak sesuai.

Untuk itu, pengarahan dari atasan sangat diperlukan.

Apa yang harus mereka lakukan?
Kapan harus dilakukan?
Bagaimana cara melakukannya?

Fungsi pengarahan bisa menjelaskan itu semua. Atasan harus mengkomunikasikannya.

Fungsi pengarahan membuat karyawan bisa memahami dan melaksanakan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang diberikan oleh atasan.

#2. Sebagai Alat Motivasi (Means of Motivation)

Hal yang umum: pegawai menjalankan apa yang diperintahkan hanya karena tugasnya. Dia bekerja untuk mencari uang. Motivasi pegawai: uang. Kadang tidak peduli dengan kondisi perusahaan. Dia hanya ingin bekerja dan mendapat uang.

Mereka menjalankan tugas yang diberikan. Selesai. Hasilnya? Belum tentu maksimal.

Siapa peduli.

Fungsi pengarahan bukan hanya tentang menyuruh. Bukan hanya menuntut. Tapi juga memotivasi pihak yang disuruh.

Setiap bawahan pasti punya masalahnya tersendiri. Punya hambatannya tersendiri. Dan juga punya motivasi tersendiri. Manajemen atas harus bisa memberikan penjelasan dan motivasi yang lebih. Untuk para bawahannya. Agar menjalankan tugasnya secara maksimal, mendetail.

Pemimpin harus dekat dengan bawahan. Membuatnya punya motivasi berlebih untuk menjalankan perintah yang sudah direncanakan. Kalau bisa: membaur dan menyediakan reward and punishment bagi bawahannya.

#3. Mengintegrasikan Upaya (Integrates Efforts)

Setiap perusahaan pasti memiliki beberapa bagian. Beberapa departemen. Tiap bagian tidak sama.

Yang punya tugasnya sendiri. Punya tanggungjawabnya sendiri. Dan mereka: berjalan sendiri.

Salah satu manfaat pengarahan adalah ini: membuatnya berjalan beriringan. Membuatnya saling bekerja sama. Membuatnya tidak saling konflik kesesama. Intinya: saling terintegrasi. Diantara bagian bagian, dintara departemen departemen, dan diantara individu individu dalam perusahaan.

Integrasi sangat perlu. Agar langkah perusahaan sesuai dengan rencana yang diinginkan. Tidak parsial, setengah setengah. Dan segala yang diusahakan menjadi efektif.

Agar berhasil, atasan harus melakukan "persuasive leadership". Pendekatan yang persuafi kepada semua orang yang menjalankan tugasnya. Dan komunikasi yang efektif antar bagian bagian diperusahaan.

Selama melakukan pengarahan, ini yang harus dilakukan oleh atasan: memberi petunjuk, instruksi, dan inspirasi kepada bawahan. Kepada setiap departemen.

Jadi tidak hanya main asal tunjuk dan asal suruh saja. 

#4. Menyediakan Stabilitasi (Privides Stability)

Perusahaan akan senang jika bekerja dalam kondisi yang stabil. Siapapun suka dengan kondisi yang stabil. Tidak sering terjadi perubahan. Tidak sering terjadi gejolak. Yang bisa merugikan. Dan memerlukan banyak penyesuaian.

Potensi konflik pasti ada.

Stabiltias perusahaan harus diciptakan. Kondisi internal perusahaan harus stabil. Agar semua bagian bisa berfungsi dengan sebagaimana mestinya. Fungsi pengarahan bisa dimaksimalkan untuk masalah ini.

Ini yang harus dimiliki manajer: komunikasi yang efektif, persuasif, supervisi yang tegas dan motifiasi.

Komunikasi yang efektif diperlukan: agar orang mengerti tugas dan tanggungjawabnya. Mengerti apa yang harus dilakukan. Dan paham apa efek negatifnya.

Komunikasi yang persuasif diperlukan: agar orang yang tidak setuju menjadi setuju. Yang menolak menjadi menerima.

Supervisi yang tegas diperlukan: agar orang mematuhi perintahnya, menjalankan perintah dengan semestinya, tidak berani melakukan penyimpangan.

Motivasi diperlukan: Agar yang malas menjadi semangat, yang semangat jadi lebih semangat, yang produktif menjadi lebih produktif.

Apabila semua itu bisa berjalan. Tidak ada alasan untuk internal perusahaan menjadi tidak stabil.

#5. Penggunaan Sumber Daya dengan Efisien

Fungsi pengarahan jelas akan mengarah kepada ini: efisiensi perusahaan.

Orang, uang, alat, mesin selalu diarahkan agar efisien. 

Dengan fungsi pengarahan orang akan jelas: dia akan melakukan apa, dimana, kapan, menggunakan apa dan berapa anggarannya. Sudah jelas. Efisien.

Pengarahan akan memagari hal hal yang tidak jelas. Yang tidak jelas tentu tidak akan dijalankan. Yang tidak efisien ditinggalkan.

Dengan begitu: sumber daya yang dimiliki bisa bekerja secara maksimal. Memberik keuntungan maksimum. Meminimalkan biaya. Ujungnya: menambah profit.

#6. Koping Perubahan

Koping adalah proses penyesuaian diri terhadap perubahan perubahan yang terjadi. 

Dalam hukum ekonomi, kondisi akan selalu mengalami perubahan. Yang dulunya lambat sekarang menjadi cepat, yang dulu dibutuhkan menjadi tidak dibutuhkan, yang dulu mahal menjadi murah, yang murah menjadi mahal. Semua pasti akan berubah. Cepat atau lambat.

Perubahan harus direspon oleh perusahaan. Agar tetap bisa bertahan. Eksis dengan pasarnya, tidak kehilangan pelanggannya, tidak kehilangan karyawannya, tidak kehilangan momentumnya, dan tidak kehilangan keuntungannya.

Perubahan internal perusahaan juga sangat bisa terjadi. Perubahan bisa membuat atasan atau bawahan menjadi kaku. Tidak siap. Ketinggalan.

Pengarahan bisa diandalkan untuk bisa menghadapi perubahan itu. Pengarahan digunakan untuk beradapatasi dengan kondisi yang baru. Baik internal ataupun eksternal. 

Sederhananya begini, jika dulu bawahan diarahkan atau ditugaskan untuk begini, maka sekarang ditugasnya diubah menjadi begitu. Dulu tugas disini, sekarang ganti tugas disana. Dulu jual disini, sekarang jual disana. Dulu pakai surat, sekarang pakai email. Sekarang pakai email nanti diganti Whatsapp. Dan semua perubahan lainnya yang sedang terjadi. Atau menuntut terjadi. Atau yang akan terjadi.

Perubahan itu niscaya, meninggalkan yang tidak setuju. Adaptasi itu perlu, Setuju ataupun tidak setuju.

Fungsi pengarahan bisa dimanfaatkan manajemen. Untuk berkomunikasi bahwa ada sifat dan isi yang berubah. Memberitahu kepada bawahan secara jelas dan mudah dimengerti.

Tantangan dalam Fungsi Pengarahan

Fungsi pengarahan tidak berjalan normal begitu saja. Tentu disetiap bidang. Apapun itu: punya tantangan tersendiri. Tidak terkecuali dalam menjalankan fungsi pengarahan. Berikut diantaranya:

#1. Tingkah Laku Manusia (Human Behavior)

Tidak ada salahnya manajemen mempelajari ilmu ini: psikologi, antropologi, sosiologi, psikologi sosial. Dan ilmu lainnya. Yang berhubungan dengan tingkah laku manusia.

Ilmu itu cukup penting. Jika dikaitkan dengan fungsi pengarahan. Karena ini: didalam manajemen terdiri dari banyak orang. Banyak pihak. Banyak kepala. Banyak ide. Dan banyak masalah.

Setiap anggota individu dalam manajemen: tidak sama. Tingkah lakunya berbeda.

Ada yang rajin. Ada yang malas. Ada yang penjilat. Ada yang pencitraan. Ada yang agresif. Ada yang gila kuasa. Ada yang sungguh sungguh.  Macam - macam tingkahnya.

Pengarahan tidak akan sukses jika tidak melihat bagaimana tingkah laku anggota individu dalam organisasi. Ini penting. Pendekatan setiap individu: berbeda. Pendekatan tiap kelompok kerja: berbeda. Cara mengarahkannya: berbeda.

Pengarahan tugasnya: menyatukan yang berbeda beda itu untuk kompak. Melakukan hal yang sama. Secara bersama. Yang sesuai dengan tujuan organisasi.

#2. Hubungan Manusia

Hubungan manusia disini adalah hubungan antar individu dengan individu. Atau individu dengan kelompok. Dalam wadah organisasi.

Setiap anggota organisasi pasti akan berhubungan. Satu sama lain. Dengan membawa urusan masing masing.

Karena setiap individu tidak sama. Kepentingnya juga tidak sama. Tingkah lakunya tidak sama. Maka potensi konflik akan ada. Oleh siapa saja. Bisa individu, bisa kelompok.

Fungsi pengarahan bisa digunakan untuk ini. Menyelaraskan hubungan manusia ini. Instruksinya digunakan untuk menyatukan. Mempersempit ruang konflik. Menjembatani antar individu dan kelompok.

#3. Kepemimpinan

Ini penting. Bahkan sangat penting. Untuk dipelajari oleh manajemen. Khususnya manajemen puncak. Atau pihak yang punya bawahan. Sukses tidaknya pengarahan: terserah pemimpinnya. Terserah kepemimpinnya.

Pemimpin adalah orangnya. Kepemimpinan: gaya memimpinnya. Gaya mengarahkannya, gaya koordinasinya, gaya membina anak buahnya. Agar mereka mau melakukan apa yang diinginaknnya.

Harus tahu: kapan tegas, kapan santun. Harus mengerti: kapan instruksi, kapan motivasi.

Pengalaman sangat berpengaruh terhadap sifat kepemimpinan seseorang.

#4. Komunikasi

Mungkin ini adalah seninya fungsi pengarahan. Bagaimana cara menyampaikan pesan. Caranya menyuruh orang. Caranya memotifasi orang. Caranya meredakan konflik: komunikasi.

Ilmu mendasar yang harus dimiliki oleh manajemen. Yang punya wewenang dalam pengarahan.

"Komunikasi adalah alat untuk menyampaikan perintah, laporan, berita, ide,gagasan, pesan atau informasi dari komunikator (pengirim) kepada pihak lain (penerima) agar di antara merekasaling berinteraksi".

Drs. H. Malayu S.P Hasibuan.

Ada 4 fungsi dari komunikasi:

1. Instruktive: memberi perintah kepada bawahan.
2. Evaluative: memberi laporan bawahan kepada atasan
3. Informative: menyampaikan berita, pesan sebagai info tambahan
4. Influencing: memberi saran atau nasihat.

6 Karakteristik Pengarahan

Ilmu dan praktek pengarahan berkembang dari waktu ke waktu. Ada beberapa karakteristik dalam ilmu pengarahan.

#1. Pervasive Function

Pervasive function adalah bentuk pengarahan yang diterima diberbagai tingkatan organisasi perusahaan. Setiap manajer. Setiap atasan memberikan petunjuk kepada masing masing bawahannya.

#2. Continous Activity

Fungsi pengarahan dilakukan terus menerus. Tanpa henti. Sepanjang organisasi berdiri. Sepanjang perusahaan beroperasi. Dilakukan dengan konsisten. Dengan kualitas dan cara yang berkembang.

#3. Human Factor

Human faktor adalah perilaku manusia. Perilaku yang tidak sulit diprediksi. Perilaku yang kompleks. Satu sama lain:tidak sama. Sedangkan arahan yang diberikan: sama. Fungsi pengarahan sangat dekat dengan human factor. Selalu diperhatikan. Dimanapun organisasinya. Apapun bisnis perusahaannya.

#4. Creative Activity

Ini salah satu fungsi pengarahan: mengubah rencana menjadi tindakan. Jika tanpa diarahkan: seorang bawahan menjadi tidak aktif. Tenaga, pikiran dan ide idenya tidak berkontribusi maksimal.

#. 5 Executive Function

Maksudnya begini: bawahan menerima dan menjalankan intruksi hanya dari atasannya saja. Fungsi pengarahan dijalankan oleh semua executive. Atau semua level manajer. Disemua jenjang atau tingkatan manajemen.

Selain pihak itu: intruksinya tidak akan dijalankan oleh bawahan.

#6. Delegated Function

Atasan. Diamanapun itu. Siapapun itu. Punya keterbatasan. Dalam bekerja memimpin bawahannya. Fungsi ini membuat pengarahan menjadi mudah. Mendelegasikan kewenangannya kepada orang lain. Yang dipercaya. Yang memiliki kualitas. Yang mampu membantunya mengurus pekerjaan yang kompleks.

* Akhir

Fungsi pengarahan cakupannya luas. Butuh disiplin ilmu yang komplek. Butuh ilmu komunikasi, ilmu sosiologi dan ilmu ilmu lainnya. Semoga tulisan ini bisa membantu anda. Walau tidak detail dan mendalam (indeep). karena akan terlalu panjang. Terima kasih.